Essen in der Kita wird immer teurer – wie können Träger damit umgehen?

Die höheren Preise für Lebensmittel sind auch im Kita-Alltag spürbar. Ein warmes Mittagessen für die Kinder, Getränke, Snacks und je nach Öffnungszeit auch Frühstück oder Vesper – alles ist teurer geworden. Jetzt müssen die Träger ihre Betriebskosten neu kalkulieren.

In Brandenburg dürfen die Kita-Träger Essengelder für das Mittagessen erheben. Diese rechtssicher zu ermitteln, ist jedoch nicht einfach. Denn nach dem Brandenburger Kita-Gesetz muss sich die Höhe des Essengeldes an den durchschnittlich ersparten Eigenaufwendungen für die häusliche Essenzubereitung orientieren, oft verkürzt als häusliche Ersparnis bezeichnet. Sie ist der maximal zulässige Betrag, mehr darf nicht erhoben werden.

Die Rechtsprechung legt diese gesetzliche Vorgabe dahingehend aus, dass nicht die tatsächlichen Herstellungskosten des Mittagessens maßgeblich sind. Eine Kalkulation des Essensanbieters nach den regulären betriebswirtschaftlichen Grundsätzen kann dem Essengeld in Brandenburger Kitas daher nicht zugrunde gelegt werden. Der Gesetzgeber geht vielmehr davon aus, dass die Beiträge für die Eltern so zu bemessen sind, als würden sie zu Hause das Mittagessen für ihre Kinder selbst zubereiten. Das schließt die Umlage von Kosten aus, die typischerweise bei der gewerblichen Essenszubereitung entstehen, etwa für Koch oder Köchin.

Gestaltungsspielraum bei der Festsetzung des Essengeldes

Nach der Rechtsprechung haben die Kita-Träger gleichwohl einen Gestaltungsspielraum, wie sie die Vorgabe der häuslichen Ersparnis umsetzen. Das ist konsequent, denn eine Ermittlung der tatsächlichen durchschnittlich ersparten Eigenaufwendungen ist für den Kita-Träger nahezu unmöglich. Dafür müssten sie zahlreiche Informationen über die konkreten Ess- und Einkaufsgewohnheiten der Elternschaft sammeln und diese auch regelmäßig aktualisieren. Daher ist nach Auffassung der Gerichte der Träger berechtigt, die Methodik der Ermittlung sowie den Kalkulationszeitraum selbst zu bestimmen. Die Festsetzung der Essengelder muss lediglich im Ergebnis den durchschnittlich ersparten Eigenaufwendungen entsprechen.

Der gesetzliche Gestaltungsspielraum lässt es ebenfalls zu, dass sich die aktuellen Preissteigerungen auch in der Kostenkalkulation der Träger niederschlagen. Das ist den Trägern auch zu empfehlen. Denn kommunale Träger sind im Rahmen der wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung verpflichtet, bestehende Einnahmemöglichkeiten auszuschöpfen. Freie Träger müssen ebenfalls so handeln, wenn sie beispielsweise einen Fehlbedarf bei der Gemeinde anmelden wollen.

Die Rechtsprechung geht hinsichtlich des Gestaltungsspielraums sogar noch einen Schritt weiter: Die Kita-Träger dürfen sich auch ohne eine eigene Kalkulation des Essengeldes an den Empfehlungen des örtlichen Jugendhilfeträgers orientieren. Sollte der Landkreis zur Höhe der häuslichen Ersparnis eine Empfehlung ausgesprochen haben, kann der Einrichtungsträger diesen Preis übernehmen. Für die Kalkulation des Essengeldes durch den Jugendhilfeträger gelten dann wiederum die bereits genannten Grundsätze.

Bislang noch ungeklärt ist indes die Frage, wie sich Kalkulationsmängel auf die Erhebungen des Kita-Trägers auswirken, wenn er ungeprüft diese Empfehlungen übernimmt. Denn allein die Eltern oder Personensorgeberechtigten schulden dem Kita-Träger die Beiträge. Eine Rückabwicklung zu viel erhobener Gelder ist daher nur zwischen diesen Beteiligten möglich. Daher sollten ungewöhnlich hohe Essengelder nicht ohne Weiteres vom Kita-Träger festgesetzt werden.

Pauschale Abrechnung des Essengeldes wohl nicht zulässig

Darüber hinaus können Schwierigkeiten bei der Abrechnung des Essengeldes entstehen. Neben der Möglichkeit, das Essengeld taggenau abzurechnen, äußern Eltern oft den Wunsch, das Essengeld – wie den Elternbeitrag – als Festbetrag zu zahlen. Die Vorteile einer Pauschalabrechnung sind offensichtlich: Fehlzeiten des Kindes müssen nicht festgestellt werden, mühsame Abrechnungsverfahren werden vermieden. Zudem können die Eltern einen Dauerauftrag einrichten, der die pünktliche Zahlung sichert. Die Träger haben weniger Verwaltungsaufwand und im Ergebnis dürfte auch ein geringerer Fehlbedarf entstehen. Für die Zulässigkeit der Pauschalabrechnung sprechen neben den verwaltungspraktischen Aspekten noch weitere Argumente: So setzt das Kita-Gesetz nicht wörtlich voraus, dass das Kind konkret am Mittagessen teilnimmt. Es geht vielmehr um einen Zuschuss zur Versorgung. Zudem können im Rahmen einer Pauschalfinanzierung übliche Fehlzeiten des Kindes zum Beispiel durch beitragsfreie Zeiten berücksichtigt werden. Auch wird der Einrichtungsträger in Härtefällen, etwa wegen Krankheit oder Kuraufenthalten, davon absehen müssen, eine Essengeldpauschale zu erheben.

Gleichwohl gibt es rechtliche Bedenken gegen die Zulässigkeit einer Essengeldpauschale: So hat das Verwaltungsgericht (VG) Cottbus bereits 2021 entschieden, dass das Gesetz eine Pauschalabrechnung des Mittagessens nicht zulasse (Az. 8 K 754/16 vom 23.08.2021). Nach Auffassung des Gerichts habe der Gesetzgeber eine gesonderte Regelung zur Erhebung des Essengeldes schaffen wollen. Daher sei eine taggenaue Abrechnung des Essensgeldes erforderlich. Auch der Kalkulationsmaßstab spreche dafür: Denn es gehe darum, die Eltern nicht mit zusätzlichen Kosten zu belasten. Isst das Kind zu Hause und nicht in der Kita, entstehen für die Eltern Kosten für die eigene Mittagszubereitung. Durch eine Pauschalabrechnung würden den Eltern in solchen Fällen Mehrkosten entstehen. Da die Entscheidung des VG Cottbus nicht in zweiter Instanz geprüft wurde, fehlt es an einer obergerichtlichen Klärung dieser Frage. Zudem ist offen, wie andere Gerichte diese Frage bewerten würden. Daher sollten die Essengelder – trotz der guten Argumente – besser nicht pauschal, sondern taggenau abgerechnet werden.