Ein elektronisches Absageschreiben darf in das persönliche Postfach des Bieters auf der Vergabeplattform versandt werden. Es ist wirksam und genügt den Formanforderungen. Das hat die Vergabekammer Saarland entschieden (Az.: 1 VK 06/2020 vom 22.3.2021). Mit diesem Beschluss widerspricht sie der Vergabekammer Südbayern, die vor zwei Jahren festgestellt hatte, dass eben eine solche Form nicht ausreichend sei (Az.: Z3-3-3194-1-07-03/19 vom 29.3.2019).
In dem vorliegenden Fall führte die Vergabestelle ein europaweites Vergabeverfahren für Reinigungsleistungen durch. Das Verfahren wurde auf einer Vergabeplattform in Form einer E-Vergabe abgewickelt. Nach der Angebotsauswertung erhielt ein unterlegener Bieter das Absageschreiben über die Nachrichtenfunktionen der Vergabeplattform. Daneben versandte der Auftraggeber das gleiche Schreiben per Post. Der unterlegene Bieter wandte sich gegen die Zuschlagserteilung und führte an, dass gegen die Informationspflicht verstoßen worden sei. Das Schreiben sei erst per Post wirksam zugestellt worden und erst ab diesem Zeitpunkt sei die 15-tägige Wartefrist ausgelöst worden.
Die Vergabekammer wies den Prüfungsantrag zurück. Nach ihrer Auffassung genügt das Versenden des Informationsschreibens über das Kommunikationsrelais der Vergabeplattform den vergaberechtlichen Anforderungen. Dort seien die einschlägigen Informationen dauerhaft gespeichert und sofort für den Empfänger abrufbar. Nach Auffassung von Rechtsanwalt Janko Geßner bestätigt die Entscheidung den Willen des Gesetzgebers, welcher die Durchführung des ganzen Vergabeverfahrens in Form der E-Vergabe vorsieht, wozu auch das Bieterinformationsschreiben gehört. „Öffentliche Auftraggeber sollten sich vergewissern, ob die genutzte Vergabeplattform die versandten Nachrichten den Bietern sofort bereitstellt und der Bieter diese auch sofort abrufen kann. Dies war in dem Fall, der der Entscheidung der Vergabekammer Südbayern zugrunde lag, nicht der Fall“, erklärt Rechtsanwalt Philipp Buslowicz.
Ansprechpartner für alle Fragen des Vergabe- und privaten Baurechts in unserer Praxis sind Rechtsanwalt Janko Geßner, Rechtsanwältin Madeleine Riemer, Rechtsanwältin Dr. Janett Wölkerling, M. mel. und Rechtsanwalt Philipp Buslowicz, LL.M..
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