Wie viel darf die Kita-Verwaltung kosten?

Der Betrieb einer Kita ist stets mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Spätestens wenn die jährliche Betriebskostenabrechnung ansteht, beschäftigen sich freie wie kommunale Kita-Träger mit der Frage, wie viel die Kita-Verwaltung kosten darf. Mit der Corona-Pandemie und notwendigen Maßnahmen wie der Testpflicht oder der Kontaktnachverfolgung ist der Verwaltungsaufwand weiter gestiegen. Daher ist eine Erstattung dieser Kosten unabdingbar.

Für die Refinanzierung von Verwaltungskosten gibt es allerdings kaum gesetzliche Grundlagen. Das Brandenburger Kita-Gesetz kennt zum Beispiel keinen allgemeinen Anspruch auf Erstattung der Verwaltungskosten. Sie werden lediglich mittelbar durch öffentliche Gelder über die Fehlbedarfsfinanzierung refinanziert. So ähnlich sieht es auch in den Kita-Gesetzen anderer Bundesländer aus. Daher ist es ratsam, wenn sich die Standortkommune und der freie Träger vertraglich über eine Refinanzierung der Verwaltungskosten einigen. Aber wieviel darf die Kita-Verwaltung eigentlich kosten? Eine abschließende Antwort auf diese Frage gibt es derzeit leider nicht; auch Rechtsprechung ist dazu bislang kaum ergangen.

In der Praxis gibt es die verschiedensten Finanzierungsformen zwischen der Spitzabrechnung und einer Pauschalfinanzierung. Dabei bieten Verwaltungskostenpauschalen deutliche Vorteile.

Verwaltungspauschalen als Ansatz
Immerhin hilft die Rechtsprechung in Brandenburg etwas weiter, wenn es um die Verwendung von Verwaltungskostenpauschalen geht. So geben Entscheidungen, die sich mit der Überprüfung der Rechtmäßigkeit von Elternbeitragssatzungen beschäftigen, wichtige Anhaltspunkte: Danach ist eine Verwaltungskostenpauschale von bis zu 15 Prozent der Kosten für das (notwendige) pädagogische wie technische Personal angemessen. Dabei muss jedoch berücksichtigt werden, dass sich die Gerichte allein mit der Kostenkalkulation kommunaler Einrichtungsträger auseinandergesetzt haben. In diesen Verfahren wurde geprüft, ob die pauschal angesetzten Verwaltungskosten für die Festlegung der Elternbeiträge tragen. Ob dieser Pauschalansatz auch mit dem Verwaltungsoverhead eines großen Wohlfahrtsverbandes vereinbar ist, ist damit noch nicht geklärt.

Für die Erstattung von Verwaltungskosten im Wege der Pauschalfinanzierung sprechen allerdings gute Argumente. Regelmäßig sollen durch die Bündelung von Verwaltungstätigkeiten Aufgaben effizient erledigt und dadurch Kosten gespart werden. Auch die Leitungskräfte können so entlastet werden. Denn je weniger Zeit die jeweilige Leitung einer Einrichtung mit Verwaltungsaufgaben verbringt, desto mehr kann sie sich ihren pädagogischen Aufgaben widmen, was letztlich den Kindern zu Gute kommt.

So können mehrere Einrichtungen eines Trägers durch einen gut organisierten Verwaltungs-Overhead profitieren. Überregional tätige Wohlfahrtsverbände und freie Träger arbeiten in diesen Strukturen. Auch kommunale Kitas werden von den übergeordneten Stellen im Rathaus mitverwaltet. Das erschwert jedoch die Berechnung der tatsächlich in einer Einrichtung anfallenden Kosten.

Soziale Dienstleistungsträger insgesamt betroffen
Dieses Problem beschränkt sich nicht allein auf Kitas, sondern trifft im Ergebnis alle Träger von sozialen und fürsorgerischen Einrichtungen. Dazu hat das DZI – Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen in einer Untersuchung aus dem Jahr 2017/18 zu den Werbe- und Verwaltungsausgaben von Organisationen, die Spenden sammeln, ausgeführt, dass ein Anteil der Werbe- und Verwaltungskosten von bis zu 20 bzw. 30 Prozent der Gesamtkosten als angemessen bzw. vertretbar bewertet wird. Inwieweit sich diese Befunde auch auf die Verwaltungskosten der Kita-Träger übertragen lassen, ist derzeit noch in der Diskussion.